Afortunadamente, hay muchos métodos que puede aprovechar para organizar sus archivos informáticos electrónicamente. Sin embargo, en el corazón de cada método está esta misión de organizar tus archivos de manera que te permita encontrar un documento específico en cualquier momento con el dispositivo que estás usando.
Si está buscando el trabajo que hizo en una fecha específica, se deben utilizar carpetas y subcarpetas para encontrarlos en cualquier momento. Pero lo más importante es que te ciñas a tu sistema.
Así que, empecemos.
Elección del lugar de instalación
Vas a estar instalando y desinstalando docenas de programas a lo largo de la vida de tu ordenador. Existe una ubicación específica, una ubicación predeterminada, en la que se instalan los programas cada vez que se ejecuta un asistente de instalación. Sin elegir nada más, los programas recién instalados terminan en «[Letra de la unidad]:N-Programa FIles».
Si eliges otra cosa que no sea la ubicación de instalación predeterminada, encontrar tus archivos será el doble de difícil. En algunos casos, es posible que un programa no funcione correctamente cuando se instala en Archivos de programa, pero la lista de programas de este tipo es muy amplia y poco frecuente. A menos que se especifique lo contrario, instale los programas en el directorio de instalación predeterminado.
Un documento para gobernarlos a todos
Acumularás documentos bastante rápido, especialmente en un ambiente compartido, trabajando desde casa, o desde los propios programas, y se hacen un hueco en «Mis Documentos». Por ejemplo, los videojuegos tienden a colocar los datos guardados en la carpeta «Mis Documentos».
Cada vez que tenga que guardar documentos, debería definitivamente hacer un hábito de colocarlos en sus «Mis Documentos». En un entorno compartido, no tenga miedo de crear subcarpetas, especialmente si algunos documentos son compartidos. Esto le facilitará en el futuro si decide hacer una copia de seguridad de todos los documentos electrónicos, asegurándose de que todos los documentos estén contabilizados y que no se dejen estranguladores.
Organización de la Carpeta
Imagina que tienes un archivador con tres cajones. Un cajón está etiquetado como «Cuadros de Gatos», el segundo está etiquetado como «Cuadros de Perros», y el último cajón está etiquetado como «Cuadros de Animales». Ahora imagina que estás buscando una foto específica de un gato, o quizás alguien más la esté buscando también. Tu primer instinto es buscar en el cajón de «Cat Pictures». Oh, no está ahí. Luego buscas en el cajón de «Cuadros de animales» y lo encuentras.
¿Qué podrías haber hecho mejor si en vez de eso fueran carpetas electrónicas? Podrías hacer de «Animal Pictures» la carpeta principal y convertir «Dog Pictures» y «Cat Pictures» en subcarpetas existentes dentro de «Animal Pictures». Eso se llama carpetas «anidadas» y crea una jerarquía lógica. Para ir más lejos, si tienes fotos que contienen perros y gatos juntos, se debe crear una subcarpeta completamente nueva llamada «Perros y Gatos».
Por supuesto, la moderación también debe ser introducida siempre. Evitar crear demasiadas subcarpetas y carpetas dentro de las carpetas. Si hay un tema amplio, digamos sus facturas, debería convertirlo en una carpeta principal. Dentro de una carpeta de facturas, la primera subcarpeta debería ser años, y dentro de esas carpetas debería ser meses. Así que, Facturas; [AÑO]; [MES]; [NEGOCIO]; documento de factura.docx.
Crear una carpeta es simple. Así es como se hace:
1. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de su escritorio.
2. En el menú desplegable, pasa el cursor del ratón sobre Nuevo .
3. En el siguiente menú desplegable, elija Carpeta .
4. Ponerle un nombre a tu nueva carpeta.
Nombrar carpetas
Hablando de nombres, el lenguaje debe ser siempre simple al nombrar las carpetas. Cuando etiquetas algo como «PByJ», corres el riesgo de confundirte en el futuro. ¿Qué significa eso? Tu yo del pasado lo hizo, y ahora tu yo del presente no.
Como sea que lo llames, apégate al lenguaje simplista, ve directo al grano y usa las convenciones de nombres comunes. Por ejemplo, en lugar de llamarlo «Imágenes de Gatos», etiquete la carpeta «Imágenes de Gatos». Esto reduce la probabilidad de confundir la ubicación de ciertas carpetas o documentos. La clave es encontrar un equilibrio entre lo simple y lo descriptivo.
También ten en cuenta que hay un límite en el número de caracteres que puedes usar en una carpeta. Aprovecha las abreviaturas cada vez que puedas. Por ejemplo, si estás etiquetando un mes de facturas, la carpeta debe llamarse «Feb_2019», en lugar de «Febrero _2019».
Si terminas con unos pocos archivos realmente importantes, toma en consideración su lugar en orden alfabético. Si son archivos que necesitan ser accedidos rápidamente, colocar una «A» o dos desplazará su lugar en la línea hasta la parte superior. Es un truco simple, pero efectivo.
Para ponerle nombre a una carpeta, esto es lo que se hace:
1. Haz clic con el botón derecho del ratón en una carpeta o en un documento .
2. En el menú desplegable, haga clic en Renombrar .
3. O, alternativamente, puedes hacer clic en el título del archivo.
Usa el «Guardar como…» Función Inmediata
¿Cuándo debes guardar un documento? ¿Cuando se crea por primera vez o cuando está terminado? Cuando se creó por primera vez . Este es otro método de formación de hábitos. En cuanto se abre un nuevo documento, sea cual sea el programa que se utilice, se debe utilizar inmediatamente la función «Guardar como…», nombrar el documento utilizando descriptores lógicos y colocarlo en su lugar adecuado.
Este método ayuda a evitar la pérdida de un documento. Imagina si fuera una factura, y alguien quisiera que se le transmitiera alguna información. Pronto descubrirías que el documento ha desaparecido.
En general, se hace por:
1. Haciendo clic en la pestaña File en la esquina superior izquierda de la pantalla.
2. En el menú desplegable, elija » Guardar como… » y espere a que aparezca el Explorador de archivos.
3. Elija una ubicación y nombre al archivo algo lógico, consistente y simple.
Haga una copia de seguridad de sus archivos regularmente
No hace falta decir que los ordenadores pueden ser bestias volubles. Un día están trabajando y al día siguiente estás buscando un nuevo ordenador porque ha caído en picado. Si hubieras hecho una copia de seguridad de tus archivos de antemano, y regularmente, el golpe no sería tan fuerte. Al menos tus archivos pueden ser recuperados, pero es otro hábito que debe hacerse.
Hay un montón de diferentes servicios de nube que ofrecen una cantidad razonable de almacenamiento, algunos incluso muy generosos con el almacenamiento gratuito. Por ejemplo, Google entrega 15 GB de almacenamiento gratuito sólo por registrarse con una cuenta de Google. Dropbox, otro ejemplo, ofrece a los usuarios que se registran 5 GB de forma gratuita. En ambos casos se puede comprar más almacenamiento, en caso de necesitarlo, hasta un máximo de TB de espacio.
La mejor parte de hacer una copia de seguridad de sus datos es que la mayoría de los servicios en la nube ofrecen copias de seguridad de varios dispositivos. ¿Tienes algunos archivos en tu dispositivo móvil que quieres guardar? Guárdalo en la nube. Y, francamente, no hay razón para que ignores las copias de seguridad. Es una gran manera de organizar tus archivos electrónicamente.
Conclusión
Organizar los archivos de tu ordenador lleva tiempo, planificación y disciplina. La interrupción de su rutina habitual de organización de archivos puede tener un efecto dominó en sus futuros documentos. Tendría que tomarse el tiempo para reorganizar los archivos fuera de lugar o en lugares extraños, lo que le haría perder más tiempo.
Puede sonar quisquilloso, pero organizar tus carpetas es ser quisquilloso. Cualquier oportunidad de crear unas cuantas subcarpetas más por el bien de la organización es mejor que ninguna.
